Halina Robótka - Model archiwum bieżącego w polskim prawie archiwalnym. Kilka refleksji na temat


Refleksje nad modelem archiwum bieżącego w polskim prawie archiwalnym zrodziły się na kanwie trzech aktów: obowiązującej ustawy o narodowym zasobie archiwalnym z 1983 r. (z późniejszymi zmianami), rozporządzeniu Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz niepublikowanego zarządzenia Naczelnego Dyrektora AP w sprawie prowadzenia przez archiwa państwowe kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego.

Jedną z ważniejszych dzisiaj kwestii jest terminologia rekomendowana przez akty prawne. Archiwiści muszą w codziennej praktyce stosować się do obowiązujących przepisów, pozostawiając na dalszym planie dotychczasowe osiągnięcia naukowe. Z tych właśnie powodów tezaurus pojęciowy musi być przedmiotem i ważną częścią prawa archiwalnego. Podstawowym problemem jest określenie terminów właściwych dla archiwów własnych aktotwórców. Obowiązująca ustawa archiwalna ustanowiła terminy "archiwum zakładowe" i "składnica akt" dla określenia archiwów instytucji odpowiednio wytwarzających materiały archiwalne i niewytwarzających materiałów archiwalnych. Ograniczyła ich stosowanie jednak do instytucji państwowych i samorządowych. W tej sytuacji zasadne wydaje się przyjęcie - także przez prawo archiwalne - terminu "archiwum bieżące" na określenie wszystkich archiwów własnych instytucji.

Kolejnym problemem jest funkcjonująca w rzeczywistości - na skutek nadinterpretacji obowiązujących przepisów - możliwość tworzenia przez aktotwórców większej liczby archiwów bieżących w ramach jednej instytucji. To negatywne zjawisko, nieznajdujące uzasadnienie w dotychczasowym dorobku archiwistyki, umożliwiające rozproszenie materiałów archiwalnych i utrudniające nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym. Stan ten wymaga poprawy i nowelizacji obowiązujących przepisów.

Zmiany wymaga także miejsce archiwów bieżących w strukturze instytucji. Prawo archiwalne w zasadzie go nie wskazuje, przez co ważne elementy systemu zarządzania narodowym zasobem archiwalnym ukryte są w strukturach organizacyjnych bardzo głęboko. Zdarza się, że archiwa bieżące są nieobecne w oficjalnych dokumentach, nisko sytuowane w hierarchii urzędniczej, ze wszystkimi negatywnymi tego konsekwencjami. Nawet bez zmian w ustawodawstwie, koniecznym jest informowanie o roli archiwów bieżących w gromadzeniu, przechowywaniu, opracowywaniu i udostępnianiu źródeł historycznych.

Zmiana pozycji archiwów bieżnych w strukturze instytucji jest konieczna także z innego powodu. Te komórki organizacyjne są predystynowane do tego, aby aktywnie włączyć się w zarządzanie dokumentacja instytucji. Już dziś archiwiści w nich zatrudnieni zaczynają zdobywać wpływ na mechanizmy pracy biurowej.

Poza nowelizacjami podstawowych aktów prawnych, ważne dla nowoczesnego stylu zarządzania archiwami bieżącymi jest wprowadzenie standardów: organizacyjnego, technicznego i procedur kontroli.